-SUSTITUCION DE REGISTROS CONTABLES LLEVADOS EN LIBROS MANUALES POR MEDIOS DE COMPUTACION - ARTICULO 61 LEY DE SOCIEDADES COMERCIALES -
CONSULTAS FRECUENTES-
1) Qué libros pueden ser sustituidos?: Diario y auxiliares ( subdiarios ) e Iva Compras e Iva Ventas. Sin variante para el libro Inventario y Balances.
2) Qué ley lo permite? La ley de sociedades Nº 19.550 modificada por Ley Nº 22.903, en su art. 61, no previsto en la normativa del Código de Comercio.
3) Qué organismo lo autoriza? La Inspección General de Justicia (Capital Federal), mediante la presentación del trámite correspondiente de acuerdo a lo establecido por el art. 83 de la Resol. Nº 6/80 de la I.G.J..
4) Es eficaz medio de prueba? Sí, siempre y cuando se cuente con la autorización expresa del organismo de control (I.G.J.), mediante número de resolución fechada, la que se transcribirá conjuntamente con la descripción del sistema y modelos autorizados al Libro Inventario y Balances.
5) Es necesario presentar los listados periódicamente ante la I.G.J., para su intervención?. No, ante requerimiento de terceros, es válida la mencionada Resolución emitida por el organismo..
6) La I.G.J. autoriza el sistema computarizado propuesto? No, autoriza diseño de listados.
7) Qué sistema de almacenamiento de datos puede ser presentado? Softward, medios ópticos (discos ópticos o CD Rom), microfichas, etc.
8) Se cumple con el art. 53 del Código de Comercio? Sí, porque con la autorización otorgada (símil rúbrica), los listados numerados correlativamente por ejercicio económico, deberán ser encuadernados por el sistema del cosido o pegado. En el caso de aplicarse el sistema de almacenamiento por CD ROM, ello no resulta necesario, previendo que ante requerimiento pueda ser impreso en papel.
En los últimos años se ha incorporado dentro de lo que genéricamente se denomina “Medios mecánicos magnéticos u otros”, la utilización de medios ópticos (C.D. Rom o disco óptico) para el almacenamiento de información contable.
La lectura de los archivos está dada por consultas a través de su visualización por pantalla o la emisión del registro en papel Rom o disco óptico correspondiente solicitado por el usuario.
La grabación de la información en el CD debe realizarse bajo la característica WORM ( Write one read Many) escrito una vez leídos varios y el mismo será individualizado por un número interno y externo para su control que deberá ser habilitado en el Libro Inventario y Balances en uso.
VENTAJAS DEL SISTEMA
a) Disminuir y evitar el deterioro de la información contable que se origina al aplicar el sistema de copiado en libros manuales.
b) Utilizar las facilidades técnicas que ofrecen los equipos de procesamiento electrónico de datos para el proceso contable, agilizando y brindando una mayor seguridad al circuito de información contable.
c) Mejorar la calidad y eficiencia en la obtención de información contable, necesaria para la toma de decisiones.
d) El CD Rom en particular, es una herramienta que se adecua a la gestión de la empresa ya que produce información más dinámica del sistema contable-financiero, opera en tiempo real y permite acceder en forma rápida a los distintos departamentos ejecutivos, operativos, impositivos y administrativos. Elimina un cúmulo de papeles y libros y facilita el traslado de archivos. Permite consultas sin alterar el orden de los documentos.
e) Evita el costo periódico que implica el copiado, compra de libros manuales y la correspondiente rúbrica.
Si nuestra propuesta ha sido de vuestro interés, no dude en llamarnos, que a la brevedad concertaremos una entrevista, para evacuar todas las dudas que se presenten sobre el tema.
El sistema aprobado oportunamente para llevar con Hojas Móviles debe ser dado de baja y realizar el trámite por CD ROM presentando la documentación como si fuese la primera vez.
